まずこのような方は、共通して話しが長いです。
結局を何を聞きたくて、何を伝えたいか、問題をごちゃごちゃにしていくつも混ぜて聞いてきます。
だから作業の効率を悪化させています。
また、整理、整頓、清潔、清掃も苦手かと想定されます。その分、歩行数も時間も費やします。
基本中の基本です。
例えば何かを質問するときは、いきなり入るのではなく、「ちょっとご質問があるのですが、よろしいでしょうか？」とお伺いを立てましょう。
その後に、今回聞きたい内容が３つあります。１つは・・・２つ目は・・・３つ目は・・・のようにして聞きましょう。
一遍に聞くのではなく、１つ目を聞いていてから、回答をしてもらうようにしましょう。
そうでないと、このような整理のできない方は、
ご自身で最終的に何を質問して、何を得たのかも分からなくなってしまい、折角時間を空けて回答しても無駄になってしまいます。
次に生かすこともできません。
１日のルーティンワークもあれば突発的な仕事もあります。
この時に如何にプライオリティを決められるかがベストです。
突発的な仕事がプライオリティであれば、必ずいつまでに誰宛に仕上げるのか、疑問があればその場で解決した上作業に取り掛かりましょう。
いきなり取り掛かるのではなく、必要な情報を収集、準備した上で取り掛かるようにしましょう。
更にいきなりパソコンに向かうのではなく、一度裏紙に構想を練ってから始めるとよいでしょう。
5W1Hで考えていけば、漏れも未然に防止できます。
必ず、文章の誤字や脱字などを含めて構成の校閲をしましょう。
その後にルーティンワークを仕上げるようにしましょう。
議事録のまとめ方もご相談に乗ることがあります。
議事録でも会議体に出席されたら、ただ単にだらだら書くのではなく同じ温度でまとめていきましょう。
社内にフォーマットがあれば使用し、５W１Hを原則にまとめていきます。
今回の会議体での日時（西暦表記、曜日含有）出席者（職位順）、最後に自身の名前、記載者、会議体のテーマはいくつあったのか
内容のまとめ方としては、
- テーマは断定調
- 発表者、内容は「です。ます。」調
- 結論は出たのか持ち越しなのか
- 持ち越しならば、いつまでに行うのか
- 次回の会議はいつなのか…
をまとめていきましょう。
